В своей работе мы используем программное обеспечение созданное собственными силами. Наши программы состоят из совокупности книг Excel, связанных между собой макросами, написанными на языке VBA. Обработка информации внутри отдельной книги и обработка внешних документов производится встроенными макросами. Такое решение в отличие от использования реляционных баз данных по нашему мнению имеет следующие преимущества:

• наглядность информации, все данные находятся в привычных для пользователя таблицах Excel
• возможность непосредственного редактирования данных в таблицах
• все книги связаны между собой макросами и в тоже время являются отдельными файлами, которые могут существовать автономно и в том числе могут пересылаться по электронной почте. Например, Председателю может быть выслан файл с лицевыми счетами собственников для работы с должниками.

Программное обеспечение решает следующие задачи:

• ведение бухгалтерского учета методом двойной записи
• начисление заработной платы
• ведение кадрового учета
• начисление квартплаты
• ведение лицевых счетов собственников помещений
• расчет пени по просроченной задолженности собственников
• подготовка данных для ввода в систему ГИС ЖКХ
• при необходимости подготовка данных для передачи в ВЦКП по льготным категориям граждан.

Мы изготавливаем квитанцию на оплату на листе А4 с двусторонней печатью. Лицевая сторона является индивидуальной для каждой квартиры и содержит подробный расчет квартплаты, предыдущие и последние показания квартирных счетчиков или расчет водопотребления по нормативам, квитанцию и извещение для оплаты, а также поля для объявлений. При наличии договора с Сбербанком печатается трехмерный штрих-код, а также формируется реестр начислений для передачи в банк. На обратной стороне печатается информация общая для всех квартир, в том числе информация обязательная к размещению в соответствии с действующими правилами. При необходимости производится автоматическая рассылка квитанций собственникам по электронной почте.

Для ведения лицевых счетов используются реестры поступлений квартплаты, полученные от Сбербанка и Петроэлектросбыта. Основным документом для формирования записей по лицевым счетам является банковская выписка. Это обстоятельство особенно важно, так как основная проблема при работе с расчетным центром заключается в возможном несоответствии информации о поступлениях квартплаты, имеющейся у расчетного центра и фактических поступлениях платежей на расчетный счет ЖСК/ТСЖ. Поясним более подробно. В Петербурге основная часть платежей по квартплате осуществляется через Сбербанк и Петроэлектросбыт. Данные организации по поступившим платежам составляют реестры, которые передаются в расчетный центр. Если расчетный центр получил все реестры и они не содержат ошибок (ошибки редко, но случаются) лицевой счет ведется правильно. Но примерно 10% платежей происходит через другие банки или с помощью других платежных агентов. На эти поступления бухгалтер должен самостоятельно составить реестр поступлений и передать его расчетному центру. После обработки данных расчетным центром бухгалтер должен вручную проверить соответствие поступлений на лицевые счета поступлениям квартплаты на расчетный счет. И здесь часто происходят ошибки. В нашем случае такие ошибки исключены, так как обработка банковской выписки и разнесение платежей по лицевым счетам происходят одновременно.